Istruzioni per la segnalazione di illeciti (Whistleblowing)

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 è stato emanato il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 (di seguito anche “Decreto Whistleblowing”) riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

1.0 CHI PUO’ INOLTRARE LE SEGNALAZIONI DI ILLECITI (c.d. whistleblower).

B METERS S.R.L., opera nel rispetto delle norme di legge e dei propri principi di onestà, rispetto ed integrità ed incoraggia le persone a segnalare potenziali violazioni in modo onesto e trasparente e non tollera ritorsioni, minacce o atti discriminatori nei confronti di chi effettua, in buona fede e con senso civico, una segnalazione. Il whistleblower è la persona che segnala, divulga ovvero denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile, violazioni di disposizioni Normative Nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui è venuta a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo di B METERS S.R.L. in qualità di:

• lavoratore subordinato, tirocinante, volontario, lavoratore autonomo, collaboratori, liberi professionisti, consulenti, partner, clienti, fornitori, e in generale qualunque Terzo in possesso di notizie riguardanti le condotte sopraccitate.

2.0 QUANDO SI PUO’ SEGNALARE.

La segnalazione può essere inoltrata:

1. quando il rapporto giuridico è in corso;
2. quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
3. durante il periodo di prova;
4. successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (pensionati).

3.0 COSA SI PUO’ SEGNALARE.

Possono essere effettuate le seguenti segnalazioni indicate nella seguente tabella:

Numero dipendenti	Con Modello Organizzativo e di Gestione D.lgs. n.231/’01	Oggetto della segnalazione
con 50 o più	No	Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al d.lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione

In particolare le condotte, ossia i comportamenti, atti od omissioni, poste in essere in violazione di:

• disposizioni normative europee (a. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radio protezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; b. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione: c. atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato); d. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione; e
• disposizioni normative nazionali di recepimento;

la segnalazione può avere ad oggetto anche

• le informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate;
• le attività illecite non ancora compiute ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti;
• i fondati sospetti che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente, purché le segnalazioni siano basate su elementi concreti.

Le disposizioni del citato decreto NON si applicano «alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate».

4.0 COME SEGNALARE – CANALI DI COMUNICAZIONE

Le segnalazioni devono essere trasmesse attraverso i canali appositamente predisposti.

Canali di segnalazione

• interno (nell’ambito del contesto lavorativo);
• esterno (ANAC);
• divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
• denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile. 

La scelta del canale di segnalazione non è rimessa alla discrezione del whistleblower in quanto in via prioritaria è favorito l’utilizzo del canale interno e, solo al ricorrere di determinate condizioni di seguito meglio specificate, sarà possibile effettuare una segnalazione esterna.

4.1 CANALI INTERNI.

L’Azienda ha predisposto più canali interni che consentono di presentare segnalazioni circostanziate delle condotte, ossia dei comportamenti, atti od omissioni come descritti al paragrafo precedente, fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte e/o dei ruoli ricoperti.

B METERS S.R.L. ha implementato i seguenti canali interni, canali che garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante nelle attività di gestione e trattamento della segnalazione:

• per iscritto tramite piattaforma informatica;
• oralmente mediante casella vocale accessibile sempre tramite la medesima piattaforma informatica.

Il canale informatico attivato da B METERS S.R.L., accessibile da qualsiasi browser, è disponibile al seguente link:
https://wb.realcomm.it/it/Segnalazione/Create/B0SWZEPTASNFGCTHLI3NNGCGJT

Il Segnalante potrà dichiarare le proprie generalità (modalità esplicita) o procedere ad una segnalazione in via anonima.

Nel caso di segnalazioni esplicite, viene garantita la tutela della riservatezza del Segnalante nel rispetto della legge.

Registrando la segnalazione tramite portale, il Segnalante otterrà un

link che contiene un token

che dovrà utilizzare per interagire con il Gestore della segnalazione e per essere costantemente informato sullo stato di lavorazione della segnalazione inviata; andrà pertanto conservato con cura.

Le segnalazioni anonime sono prese in considerazione soltanto se adeguatamente circostanziate con tutti gli elementi informativi utili per verificarle, indipendentemente dalla conoscenza del segnalante.

4.2. LA SEGNALAZIONE E SUA GESTIONE

La ricezione e gestione delle Segnalazioni sono affidate ad un professionista esterno alla società, autonomo e competente nella gestione dei canali e delle segnalazioni (di seguito, “Gestore”).

Tale soggetto è stato individuato nel Dottor Federico Barcherini.

Il Gestore della segnalazione riceve formale incarico che comprende anche la nomina a Responsabile Esterno del Trattamento ex artt. 28 Reg. UE 679/2016 (anche “GDPR”). L’atto di nomina prevede specifiche istruzioni per il corretto trattamento dei dati personali di cui alla segnalazione, di cui B METERS S.R.L. è Titolare del Trattamento ex art. 4 par. 1 n. 7) GDPR.

4.2.1. CARATTERISTICHE DELLA SEGNALAZIONE

Caratteristiche delle segnalazioni
E’ necessario risultino chiare:	– le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione; – la descrizione del fatto; – le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

E’ utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Ove quanto segnalato non sia adeguatamente circostanziato, chi gestisce le segnalazioni può chiedere elementi integrativi al segnalante tramite il canale a ciò dedicato.

Le Segnalazioni non possono riguardare notizie palesemente prive di fondamento, informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

4.2.2. CASI PARTICOLARI

Segnalazioni Anonime

Le Segnalazioni Anonime, ossia quelle da cui non è possibile ricavare l’identità del Segnalante, vengono prese in considerazione dal Gestore, a condizione che siano circostanziate e precise e che consentano di raccogliere riscontri oggettivi attraverso lo svolgimento dell’attività istruttoria da parte del Gestore.

Tali Segnalazioni saranno considerate come Segnalazioni Ordinarie e non troveranno applicazione le garanzie e tutele previste per le c.d. Segnalazioni Whistleblowing, se non nel caso in cui il Segnalante dovesse successivamente essere identificato e dovesse subire una ritorsione.

Si incoraggia, in ogni caso, il ricorso a Segnalazioni nominative, ricordando che le modalità di gestione sono state progettate al fine di garantire la massima riservatezza del segnalante, nel pieno rispetto della normativa vigente.

4.2.3. CHI GESTISCE LA SEGNALAZIONE E COME FUNZIONA L’ITER DI GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

Le segnalazioni sono prese in carico dal Gestore delle Segnalazioni individuato nella persona del Dott. Federico Barcherini, formalmente incaricato da B METERS S.R.L. della gestione delle segnalazioni ricevute nella sua qualità di Responsabile Esterno del Trattamento dei Dati Personali ai sensi dell’art. 28 del Reg. UE n. 679/2016 (in seguito anche GDPR).

Alla ricezione di una segnalazione, il Gestore della segnalazione:

1. rilascia al Segnalante un avviso di ricevimento entro 7 giorni;
2. svolge un’analisi preliminare necessaria al fine di valutare la sussistenza dei requisiti necessari previsti per avviare l’istruttoria interna e, qualora sussistano, avvia l’istruttoria interna;
3. se non sussistono i presupposti si procede all’archiviazione della segnalazione, con motivazione delle ragioni;
4. fornisce riscontro alla segnalazione, dando conto delle eventuali misure adottate o che si intende adottare, entro tre mesi dalla data del rilascio dell’avviso di ricevimento.

4.3. GLI ALTRI CANALI

ISegnalanti possono utilizzare il CANALE ESTERNO (ANAC) quando:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge; 
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
•  la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

Il canale di segnalazione esterna è attivato presso l’ANAC, che pubblica sul proprio sito internet, in una sezione dedicata e facilmente accessibile, le informazioni necessarie per l’invio della segnalazione https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

I Segnalanti possono effettuare direttamente una DIVULGAZIONE PUBBLICA quando:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa. 

5. IL SISTEMA DI PROTEZIONE

BUONA FEDE DEL SEGNALANTE

Il Decreto Whistleblowing valorizza la buona fede del segnalante al momento della segnalazione, in tale ottica prevede che la persona segnalante beneficerà delle tutele solo se, al momento della segnalazione, aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere. Invece, in caso di segnalazioni infondate e/o effettuate in mala fede, l’Azienda si riserva di agire a difesa dei propri interessi e a tutela dei soggetti lesi.

5.1 OBBLIGHI DI RISERVATEZZA SULL’IDENTITÀ DEL SEGNALANTE, DEL FACILITATORE, DELLE PERSONE COINVOLTE NONCHE’ DELLE PERSONE MENZIONATE NELLA SEGNALAZIONE.

La divulgazione non autorizzata dell’identità del Segnalante oppure di informazioni in base a cui la stessa si possa dedurre è considerata una violazione di quanto previsto dal D.Lgs 24/2023.

L’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. Il divieto di rivelare l’identità del whistleblower è da riferirsi non solo al nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante.

E’ tutelata anche l’identità dell’eventuale facilitatore ovvero della persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo.

E’ tutelata inoltre l’identità delle persone coinvolte (Segnalate) e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tali informazioni.

5.2 POLITICA DI NON RITORSIONE

L’Azienda non consente e non tollera alcuna forma di ritorsione e/o comportamento, atto od omissione, anche solo tentata o minacciata, che provoca o può provocare, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto al Segnalante/Denunciante per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia/segnalazione.

Il dipendente, inoltre, ha diritto a richiedere il trasferimento in altro ufficio e, laddove ragionevolmente possibile, si provvederà al soddisfacimento di dette richieste.

La tutela è circoscritta alle ipotesi in cui segnalante e segnalato siano entrambi dipendenti della stessa Azienda.

5.3 PERDITA DELLE TUTELE.

Quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona Segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’ autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele non sono garantite e alla persona Segnalante o Denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.

6.0 IL SISTEMA SANZIONATORIO

B METERS S.R.L. prevede sanzioni nei confronti del Segnalante in caso di abuso dello strumento di segnalazione, nei confronti dei Segnalati in caso di accertamento degli illeciti segnalati, nei confronti del Gestore nel caso di mancato rispetto della presente procedura, nonché nei confronti di coloro i quali violano la tutela della riservatezza del Segnalante e i divieti di ritorsione posti a tutela del Segnalante stesso.

7.0 TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI IN CONFORMITA’ AL GDPR (Reg. UE n. 679/2016)

Ogni segnalazione può contenere cd. dati personali, ovvero informazioni direttamente o indirettamente riconducibili ad una persona fisica.

La Società, in qualità di Titolare del trattamento, assicura che le suddette attività di trattamento siano svolte nel rispetto delle prescrizioni del Reg. UE 679/2016 (anche “GDPR”) e del D.Lgs. n. 196/2003 come modificato dal D. Lgs. 101/2018.

Per maggiori dettagli, prima di procedere con la segnalazione, si prega di leggere con attenzione il seguente documento

• Informativa Privacy_Whistleblowing disponibile al seguente link

8.0 ENTRATA IN VIGORE E MODIFICHE

La presente procedura entrerà in vigore il 17/12/2023.

La presente procedura ha la massima diffusione possibile e viene resa reperibile nell’intranet aziendale e nel sito internet.

Le istruzioni operative sono inviate a ogni membro del personale dell’Azienda, unitamente all’informativa privacy, dal Responsabile Risorse Umane.

Nel caso di nuove assunzioni, il Responsabile delle Risorse Umane informa il candidato dell’esistenza delle istruzioni operative per le segnalazioni c.d. Whistleblowing reperibili nella home page del sito aziendale cliccando sul link denominato “Whistleblowing”.

La presente procedura resta comunque soggetta periodicamente a revisione.